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La Ley Antifraude (ley 11/2021) y la Ley Crea y Crece (18/2022) son las dos normativas que van a cambiar el modo de relacionarse entre las empresas y entre las empresas y la Administración a la hora de emitir una factura.
La Ley Antifraude, que entró en vigor en octubre del 2021, establece obligaciones y requisitos para las empresas y autónomos enfocados a reducir el fraude fiscal y la corrupción mediante la prevención y detección de delitos financieros y económicos. Por su parte, la Ley Crea y Crece establece las bases para la futura obligación de emitir facturas electrónicas en operaciones entre autónomos y empresas.
Entre otros muchos aspectos, las normativas introducen medidas que afectan a los programas de facturación y prohíben la utilización de software de gestión de doble uso, es decir, que permita ocultar operaciones o manipular datos contables, y establecen sanciones por la simple tenencia de programas de este tipo.
Software de gestión de doble uso o de doble facturación
Son programas que permiten a empresas y autónomos llevar una doble contabilidad: una para Hacienda y otra oculta (en ‘B’). En la contabilidad B se ‘esconden’ determinados ingresos que no están sujetos a los impuestos (IVA, IRPF) aunque permiten emitir tickets y facturas a los clientes por esas ventas.
Estos programas software, además de ilegales, están especialmente perseguidos desde la entrada en vigor de la Ley Antifraude. En el apartado 21 de su artículo 13, se introduce una sanción de 50.000 euros por mera tenencia de un programa que permita ocultar una segunda contabilidad o que, cuando llegue el momento, no cuente con la certificación correspondiente.
Programas de contabilidad y facturación certificados
Aunque la Ley lleva casi dos años publicada aún están pendientes de definir los requisitos que deberá cumplir un software de gestión y facturación electrónico para que sea legal y contar con la homologación de la Agencia Tributaria.
Sin embargo, a partir de la definición de proyecto sacado a consulta pública en febrero del 2022, las principales características serán:
- Integridad
- Conservación
- Accesibilidad
- Legibilidad
- Inalterabilidad
Y, para ello, cumplirá las siguientes condiciones:
- Por cada entrega de bienes o prestación de servicios el software deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
- El sistema informático deberá tener capacidad de remitir información a la Administración Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados por medios electrónicos
- El sistema informático deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado
- El sistema informático no dispondrá de ninguna funcionalidad que permita, de forma presencial o remota, alterar u ocultar los datos originales previamente registrados.
- Los registros de facturación deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. Para ello se exigirá, por ejemplo, que el sistema informático contenga, al menos, una función de cierre de cada periodo impositivo y del año.
- El sistema informático deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático, la entrada y salida de usuarios, los errores producidos, la instalación inicial y las actualizaciones realizadas.
- En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.
Pero mi negocio es muy pequeño, me apaño con hojas Excel
Un gran número de empresas y autónomos gestionan su negocio mediante hojas de cálculo, incluso en papel. Puesto que estos métodos no cumplen los principios que exige la ley de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, todas las empresas y autónomos tendrán que adquirir, tarde o temprano, un software de facturación para emitir facturas electrónicas a sus clientes empresarios.
Y es que, aunque aún no ha sido especificado por la ley, existe una alta probabilidad de que al utilizar estos métodos podamos ser sancionados con una infracción tributaria grave.
Y ¿para cuándo?
Cuando el reglamente se haga público en el BOE, las empresas dispondrán de 9 meses para cumplirlo. A partir de esos 9 meses, empezará el periodo voluntario y al año (es decir, 3 meses después), ambas leyes serán obligatorias.
Se prevé que la obligación de emitir facturas electrónicas en operaciones entre autónomo y empresas entrará en vigor en primavera o verano de 2024 para pymes con más de ocho millones de euros de facturación y en primavera o verano de 2025 para el resto.